REGOLAMENTO PER L'ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI ED AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
. L'accesso può essere informale o formale:
- l'accesso informale consiste nella visione di atti, provvedimenti e documenti autorizzata a seguito di semplice richiesta, anche verbale, esaminata immediatamente e senza particolari formalità.
In tutti gli altri casi si ha accesso formale che avviene con le formalità e secondo le procedure previste dal presente regolamento e dal D.P.R. 27.6.1992, n. 352, che si allega.
Art. 4: L'ACCESSO INFORMALE
1. Il diritto di accesso si esercita in via informale a mezzo di semplice richiesta, anche verbale, che il soggetto interessato avanza al Responsabile del servizio competente per materia a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente ovvero, in sua assenza, al Segretario Comunale.
2. La richiesta deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi sufficienti ad identificarlo, l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, far constare della propria identità o dei propri poteri rappresentativi.
3. La richiesta viene immediatamente esaminata senza formalità alcuna ed accolta con la esibizione dell'atto, provvedimento o documento richiesto ovvero estraendone copia, ove richiesto.
4. Ove provenga da una Pubblica Amministrazione la richiesta è presentata dal titolare dell'ufficio interessato o dal responsabile del procedimento amministrativo.
Art. 5: L'ACCESSO FORMALE
1. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse sulla base delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull'accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale.
2. Al di fuori dei casi indicati al comma 1, il richiedente può comunque sempre presentare richiesta formale.
Art. 6: PROCEDIMENTO DI ACCESSO FORMALE
1. Il procedimento di accesso formale ha inizio con la presentazione della domanda, redatta in forma libera o secondo lo schema allegato al presente regolamento sub A).
2. La domanda deve essere presentata al Responsabile del servizio competente per materia che ha formato o che detiene stabilmente l'atto o provvedimento e deve essere adeguatamente motivata.
3. Responsabile del procedimento di accesso è il responsabile del servizio competente per materia ad istruire il procedimento, a formare l'atto finale o a detenerlo stabilmente o, in sua assenza, ovvero, quando non sia possibile indicare tale responsabile, il Segretario Comunale.
4. Qualora la richiesta sia irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento di accesso è tenuto a darne comunicazione scritta al richiedente entro 10 giorni dalla data del protocollo.
5. Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni di cui ai commi 2 e 4 del precedente art. 4.
Art. 7: ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA
1. L'atto di accoglimento della richiesta formale consiste in una autorizzazione che potrà anche essere apposta in calce alla domanda dell'interessato mediante timbro secondo lo schema allegato al presente Regolamento sub B).
2. L'atto di accoglimento predetto viene emanato dal Responsabile del procedimento di accesso nel termine di 10 gg. dalla data della sua protocollazione e contiene l'indicazione dell'ufficio cui presentarsi per l'accesso. Il responsabile del procedimento è tenuto a rendere disponibili i documenti nonché a rilasciare le eventuali copie richieste entro il termine di 30 gg. dalla ricezione della richiesta al protocollo generale.
3. Il richiedente ha facoltà di accesso, oltre che al documento oggetto della richiesta, anche agli altri documenti in esso richiamati o appartenenti al medesimo procedimento.
4. L'accesso ai predetti altri documenti, ove non richiesto specificatamente nella istanza originaria, può essere avanzato anche in via informale.
5. La comunicazione dell'accoglimento potrà anche essere fatta per via breve (telefonica), purché munita dei requisiti richiesti.
Art. 8: ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO
1. L'esame dei documenti avviene nell'ufficio indicato nell'atto di accoglimento emesso sia in modo informale che in modo formale ed alla presenza di un dipendente comunale appositamente incaricato ove necessario.
2. Ai sensi dell'art. 5 del D.P.R. n. 352 del 27.6.1992, salva l'applicazione delle norme penali, è vietato asportare documenti dal luogo presso il quale sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
3. L'interessato può prendere appunti o trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
4. L'esame dei documenti può essere effettuato, oltre che dal richiedente, anche da persona da lui formalmente incaricata per iscritto, con l'eventuale accompagnamento di altra persona le cui generalità verranno registrate in calce alla richiesta a cura del responsabile del procedimento d’accesso.
5. L'esame dei documenti è gratuito.
6. L'accesso può essere effettuato anche mediante ritiro di copia di documenti oggetto della richiesta.
7. Sulla richiesta il responsabile del procedimento d’accesso dovrà apporre l'autorizzazione anche mediante timbro secondo lo schema allegato al presente regolamento sub B).
8. Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate previo pagamento dei relativi diritti; in tal caso la richiesta presentata dovrà essere regolarizzata con l'apposizione di marca da bollo.
9. Il rilascio delle copia avviene nel termine massimo di 10 gg. dalla richiesta, fatti salvi i casi di differimento previsti dal presente regolamento.
Art. 9: COSTI PER L'ACCESSO
1. L'accesso mediante visione di atti e documenti è gratuito.
2. Per il rilascio di copie di documenti, a norma dell’art. 6, primo comma lettera c), del Decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, il richiedente dovrà corrispondere, all’atto del ritiro delle copie, la tariffa onnicomprensiva (costo della carta, spese di funzionamento del fotoriproduttore, ecc.) di lire cinquecento, per il rilascio da una a due copie, di lire mille da due a quattro copie e così di seguito, da corrispondere mediante applicazione di marche segnatasse da annullare secondo le modalità previste dall’art. 10. La tariffa onnicomprensiva per il rilascio di copie di elaborati tecnici viene fissata in lire ventimila per ogni elaborato di formato superiore ad “A3”.
3. Qualora vengano rilasciate copie di atti o documenti dichiarati conformi all’originale, oltre ai costi di cui al comma 2, deve essere applicata l’imposta di bollo nella misura vigente.
Art. 10: MODALITA' DI PAGAMENTO
1. L'obbligo del pagamento di rimborso spese viene assolto mediante apposizione di marche detenute dall'ufficio economato.
2. Il pagamento dell'imposta di bollo, ove dovuta, avviene mediante apposizione delle relative marche nell'importo necessario.
3. Le marche segnatasse apposte e le marche da bollo eventualmente dovute vengono annullate con il timbro del Comune.
Art. 11: AUTENTICAZIONE DI COPIE
1. Il responsabile del procedimento di accesso, è autorizzato, anche ai sensi dell'art. 14 della Legge 4.1.1968 n. 15, ad autenticare le copie degli atti oggetto della richiesta.
2. La autenticazione consiste nella attestazione di conformità con l'originale con il quale la copia deve essere collazionata.
3. E' esclusa la possibilità di rilasciare copie conformi di copie autenticate o di copie semplici.
4. La autenticazione avviene mediante scritturazione alla fine della copia; essa deve contenere la indicazione della data, del luogo, del numero di fogli impiegati, del nome, cognome e qualifica rivestita dal pubblico ufficiale che provvede alla autenticazione, la sottoscrizione per esteso da parte del pubblico ufficiale medesimo, nonché il timbro dell'Ente.
5. Se la copia dell'atto o documento autenticato consta di più fogli, il pubblico ufficiale che ha autenticato l'atto appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio annullando con il timbro le eventuali marche apposte.
Art. 12: ESCLUSIONE
1. E' escluso l'accesso ai documenti previsti dall'art. 24 della Legge 7.8.1990, n. 241, commi 1° e 2° lett. a) e b) e 5°.
2. Sono esclusi dall'accesso:
a) gli atti e documenti che riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione ed alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione ed alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte nonché all'attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
b) gli atti e documenti che riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono. E' tuttavia consentita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i loro stessi interessi giuridici;
c) gli atti preparatori nel corso della formazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione nonché gli atti relativi ai procedimenti tributari per i quali restano ferme le norme che ne regolano la formazione.
Art. 12: ESCLUSIONE
1. E' escluso l'accesso ai documenti previsti dall'art. 24 della Legge 7.8.1990, n. 241, commi 1° e 2° lett. a) e b) e 5°.
2. Sono esclusi dall'accesso:
a) gli atti e documenti che riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione ed alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione ed alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte nonché all'attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
b) gli atti e documenti che riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone giuridiche, gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all'amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono. E' tuttavia consentita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i loro stessi interessi giuridici;
c) gli atti preparatori nel corso della formazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione nonché gli atti relativi ai procedimenti tributari per i quali restano ferme le norme che ne regolano la formazione.
Art. 13: DIFFERIMENTO DELL’ACCESSO
1. L’esercizio del diritto di accesso agli atti e documenti dell’amministrazione può essere differito per effetto di un motivato provvedimento del Responsabile del Procedimento sulla base di relazione dettagliata, in quanto risulti necessario vietarne l’esibizione o la riproduzione, per un periodo di tempo limitato, al fine di evitare con le loro diffusioni un concreto pregiudizio del diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese.
2. Il differimento è altresì disposto ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all’art. 24, comma 2, della Legge n. 241/90, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell’amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.
3. Nel provvedimento del Responsabile del Procedimento sono contenute le motivazioni che lo hanno determinato, il periodo del differimento, l’elenco dettagliato degli atti interessati dal provvedimento e l’autorità alla quale può essere proposto ricorso. Il provvedimento deve essere comunicato all’interessato mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o altro mezzo idoneo che possa assicurare il recapito in forma certa.
4. Il differimento di cui ai precedenti commi è disposto per l’accesso ai seguenti atti ed alle informazioni dagli stessi desumibili:
a) nell’ambito delle procedure di affidamento degli appalti e delle concessioni:
1) elenco dei soggetti che hanno presentato offerta nei casi di pubblici incanti, fino alla scadenza del termine per la presentazione delle offerte stesse;
2) elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata, di appalto concorso o di gara informale che precede la trattativa privata;
3) progetti presentati dai soggetti che hanno partecipato alla gara fino alla data di esecutività del provvedimento che aggiudica l’appalto o la concessione;
4) verbali delle commissioni giudicatrici nei casi di gara con esame di progetto fino alla data di esecutività del provvedimento che aggiudica l’appalto o la concessione o che comunque assume provvedimenti in ordine all’esito della gara; in tal ultimo caso l’accesso è riservato ai soggetti strettamente interessati al procedimento rimanendo differito per gli altri soggetti alla intervenuta esecutività del provvedimento di aggiudicazione definitiva, quale atto conclusivo della precedente gara;
b) nell’ambito delle procedure per l’assunzione del personale, gli atti ed i documenti relativi fino alla data di trasmissione degli atti stessi da parte della Commissione giudicatrice all’organo cui è demandato il provvedimento finale di approvazione della graduatoria; tale limitazione non si applica al soggetto partecipante, escluso nel corso del procedimento.
c) nell’ambito del procedimento per la concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi ed ausili finanziari e l’attribuzione di vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti, i documenti prodotti da terzi, fino alla data di esecutività dei provvedimenti concessori.
5. Deve comunque essere garantita agli interessati la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i loro interessi giuridici.
Modificato con delibera di Consiglio Comunale n. 004 del 27/02/1998.
Art. 14: MANCATO ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA
1. La richiesta di accesso può essere negata, limitata o differita.
2. Il provvedimento che nega, limita o differisce l'accesso deve essere congruamente motivato con specifica indicazione delle norme di legge o Regolamento che ne sono alla base, nonché dell'organo cui presentare ricorso.
Art. 15: TUTELA GIURISDIZIONALE
1. Contro le determinazioni amministrative concernenti il diritto di accesso e in caso di decorso del termine per la loro emanazione, è data facoltà di ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale nei termini e con le modalità indicati al comma 5° dell'art. 25 della Legge 7.8.1990, n. 241.
Art. 16: ARCHIVIO DELLE ISTANZE DI ACCESSO
1. Tutte le istanze di accesso, compilate nei modi di cui al presente regolamento, vengono presentate presso l'Ufficio Protocollo e lì verranno archiviate una volta che verranno espletati i loro effetti.
Art. 17: INFORMAZIONE AGLI UTENTI
1. Fino a costituzione dell’Ufficio per le Pubbliche Relazioni, tutte le informazioni agli utenti per l'esercizio del diritto di accesso, in esecuzione del presente regolamento, saranno fornite dall'Ufficio di Segreteria.
Art. 18: SILENZIO - RIFIUTO
1. Trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa s'intende rifiutata ed il richiedente può effettuare, entro i 30 giorni successivi, ricorso contro il silenzio-rifiuto al Tribunale Amministrativo Regionale secondo quanto disposto dal quarto e quinto comma dell'art. 25 della Legge 7 agosto 1990, n. 241.
2. Ricevuta la notifica del ricorso contro il silenzio-rifiuto, il Sindaco incarica il Segretario Comunale di accertare, nel tempo più breve, i motivi per i quali la richiesta dell'interessato non ha avuto tempestiva risposta.
3. Qualora sia accertato che non sussistano motivi di esclusione o differimento dell'accesso, il Segretario Comunale dispone, indipendentemente dal ricorso pendente e fatto salvo l'accertamento di eventuali responsabilità, l'immediata ammissione all'accesso, dandone avviso all'interessato con telegramma o telefax. Copia del provvedimento adottato viene immediatamente depositata nelle forme prescritte presso il Tribunale Amministrativo Regionale, per quanto previsto dall'ultimo comma dell'art. 23 della Legge 6 dicembre 1971, n. 1034.
4. Nel caso che dagli accertamenti effettuati risulti che secondo le norme di legge e/o dal presente regolamento non è consentito l'accesso ai documenti richiesti, il Segretario Comunale riferisce al Sindaco per la costituzione a difesa del Comune nel giudizio promosso dall'interessato.
PARTE II: ACCESSO DA PARTE DI PARTICOLARI CATEGORIE
Art. 19: ACCESSO DA PARTE DI CONSIGLIERI COMUNALI E DEL DIFENSORE CIVICO
1. I Consiglieri Comunali e l’Assessore esterno hanno diritto di ottenere dagli Uffici del Comune, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso utili all'espletamento del proprio mandato, secondo quanto dispone il quinto comma dell'art. 31 della Legge 8 giugno 1990, n. 142.
2. I Consiglieri Comunali hanno diritto di accesso agli atti dell'Amministrazione Comunale ed ai documenti amministrativi formati dall'Amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti, con richiesta presentata secondo le modalità di cui agli articoli precedenti.
3. I Consiglieri Comunali hanno diritto di ottenere copie degli atti e dei documenti necessari per l'esercizio del mandato elettivo, gli stessi non possono essere utilizzati per finalità diverse.
4. L'esercizio dei diritti previsti dal presente articolo avviene gratuitamente.
5. I Consiglieri Comunali sono tenuti al segreto nei casi specifici stabiliti dalla legge.
6. L'esercizio del diritto di accesso deve essere esercitato compatibilmente con l'orario di apertura al pubblico degli uffici e comunque in presenza del Responsabile del Procedimento d’accesso.
7. Agli effetti del presente regolamento, il Difensore Civico viene equiparato al Consigliere Comunale.
Sulle copie di atti e documenti rilasciate ai Consiglieri e al Difensore Civico dovrà essere indicato che trattasi di copie destinate agli usi esclusivamente inerenti alla carica ricoperta dal dichiarante.
Art. 20: DIRITTO DI ACCESSO AGLI ATTI AMMINISTRATIVI DA PARTE DEI CITTADINI SINGOLI E ASSOCIATI CHE NON POSSONO VANTARE UN INTERESSE GIURIDICAMENTE RILEVANTE
1. I cittadini hanno diritto:
a) di consultare i bilanci preventivi annuali e pluriennali, i conti consuntivi, i piani, i programmi ed i progetti, quando tali documenti siano stati approvati dal Consiglio Comunale;
b) di consultare tutti i regolamenti ed i provvedimenti aventi natura regolamentare vigenti;
c) di prendere visione di tutte le deliberazioni adottate dal Consiglio Comunale e dalla Giunta Comunale e delle ordinanze degli organi comunali, delle quali sia avvenuta - o sia iniziata - la pubblicazione all'Albo Pretorio;
d) di prendere visione dei provvedimenti emanati, costituiti da autorizzazioni, licenze, concessioni, e relativi dinieghi che siano stati formati e regolarmente emessi.
2. L'accesso agli atti amministrativi è comunque effettuato, salvaguardando il buon funzionamento degli uffici, previo pagamento di eventuali costi, in esecuzione del disposto di cui al 4° comma dell'art. 7 della Legge n. 142/1990.
Art. 21: LIMITI ALLA LIBERTA' DI CONSULTAZIONE
1. In conformità a quanto stabilito dagli art. 21 e 22 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, che regola la consultazione degli archivi degli Enti Pubblici, il principio generale della libertà di consultazione resta subordinato alle seguenti limitazioni:
a) i documenti di carattere privato relativi a situazioni puramente private di persone divengono consultabili dopo 70 anni;
b) eventuali documenti relativi a processi penali conservati nell'archivio sono consultabili solo dopo 70 anni dalla conclusione del relativo procedimento.
PARTE III: DIRITTO DI ACCESSO E TUTELA DELLA PRIVACY
Art. 22: Individuazione del titolare e del responsabile di trattamento
1. Ai fini dell’applicazione della Legge 31 dicembre 1996, n. 675, il Comune è titolare del trattamento dei dati personali, contenuti nelle banche dati automatizzate o cartacee del Comune stesso.
Gli adempimenti previsti dalla Legge 675/96 sono effettuati dal Sindaco in quanto rappresentante dell’ente o da persona da questi delegata.
2. Ai fini dell’attuazione della Legge 675/96 nell’ambito del Comune, con riferimento agli uffici e ai servizi in esso individuati, i responsabili del trattamento sono i responsabili dei servizi del Comune.
3. Il titolare, nella persona del Sindaco (o di persona da questi delegata), può comunque designare, con proprio provvedimento un responsabile del trattamento dei dati diverso dai soggetti sopra indicati, ai sensi dell’art. 8 della Legge 675/96.
4. In sede di prima applicazione del regolamento, i responsabili sono tenuti ad effettuare un censimento delle banche di dati esistenti presso il proprio servizio e a comunicarne i risultati al Sindaco.
Art. 23: Circolazione dei dati all’interno del Comune
1. Nell’ambito del proprio servizio, il responsabile del trattamento dei dati designa gli incaricati del trattamento.
2. Ogni richiesta di trattamento dei dati personali, da parte di soggetti diversi diversi dagli incaricati e dai responsabili, debitamente motivata, dev’essere soddisfatta nella misura necessaria al perseguimento dei fini istituzionali.
Michele De Lucia di Giorgio
info@fiorellamoda.it
